Comment gérer son temps ? C’est une question qui revient régulièrement. Pour améliorer son business, son entreprise, c’est encore plus vrai. Dans cet article, je partage avec vous 6 lois universelles qui vous permettront d’améliorer la gestion de votre temps.
Gérer son temps – 6 lois universelles
Que l’on ait un business (ou pas), nous avons envie d’améliorer notre gestion du temps, c’est une vraie problématique. Je trouve ces 6 lois intéressantes, pour présenter certains concepts qui existent justement pour gérer son temps.
1. Loi de Pareto
2. Loi de Kherson
3. Loi de Parkinson
4. Loi de Murphy
5. Loi d’Illich
6. Loi de Fraisse
1. Gérer son temps avec la loi de Pareto (la célèbre)
Commençons par la première loi pour gérer son temps, c’est peut-être la plus connue, c’est la fameuse loi de Pareto. Cette dernière indique que 20% de nos activités produisent 80% de nos résultats. Donc, 20% de ce que nous faisons produit 80% de ce que nous allons obtenir.
Comment la comprendre pour gérer son temps ? C’est relativement simple, il faut se focaliser sur l’essentiel et ne pas aller sur des choses qui ne sont pas importantes. Ces choses qui ne sont pas importantes, nous pouvons les déléguer à d’autres personnes.
Il va falloir hiérarchiser les différentes choses que l’on a besoin de faire pour gérer son temps. Les choses qui ne sont pas importantes, nous nous dirons non nous ne les ferons pas ! Pour le reste, ce qui ne sera pas important, mais à faire quand même, nous pouvons les déléguer. Cela rejoint la matrice d’Einsenhower dont j’ai déjà parlé.
Ainsi, nous nous focalisons sur les 20% d’actions qui vont produire plus de résultats pour nous. La gestion du temps est optimisée, car nous allons nous focaliser sur ces 20% d’actions qui vont produire plus de résultats. Le plus de bénéfice pour nous.
2. La loi de Kherson
La deuxième loi que je souhaite vous faire découvrir pour gérer son temps, c’est la loi de Kherson. Cette dernière indique que faire une tâche en continu prendra moins de temps que de la découper en plusieurs phases.
Ainsi, lorsque vous vous lancez sur une activité, une tâche, il faut faire en sorte d’aller jusqu’au bout de cette dernière ou d’aller jusqu’au bout des différentes tâches que vous avez à faire sur la même thématique.
Imaginons que vous ayez plusieurs petites actions à faire, sur une même thématique, faites tout ce que vous avez à faire, faites-les en même temps. Surtout, faites-en sorte de les faire en continu, sans vous arrêter.
Il faut surtout faire attention à ne pas être distrait par son portable, la télévision, internet, c’est plus facile à dire qu’à faire. Moi-même, il m’arrive d’avoir du mal quelques fois à être à 100% sur ce que je fais et cela m’arrive de partir surfer sur internet… Ce n’est pas optimal pour gérer son temps. Je pense que nous avons tous eu ce petit problème, c’est un peu une lutte avec soi-même.
Comment je procède pour arrêter ? Je me dis « mais que fais-tu à partir comme cela ? », je commence un peu à culpabiliser et à ce moment-là, je reviens sur ce que je faisais, je coupe internet et je me focalise sur ce que j’ai vraiment à faire. Faites vos tâches en continu, sans vous arrêter, essayer de ne pas être distrait par d’autres choses.
3. Gérer son temps avec la loi de Parkinson
Ensuite, nous avons la loi de Parkinson. Que dit cette loi pour gérer son temps ? Elle dit que : plus nous avons de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche nous prendra du temps. Mais pourquoi ? Car comme nous savons que nous avons du temps pour le faire, nous prendrons donc le temps de le faire.
Alors que si nous nous mettons dans l’urgence de le faire, nous allons accélérer, optimiser le temps pour le faire. Il faut se fixer des objectifs de temps réalistes, livrer notre projet à tel moment, se dire qu’en fin de journée, j’aurais fait cette chose-là…
Ensuite, vous pourrez faire le point sur l’avancement de vos projets, assurez-vous que vous tenez les délais que vous vous serez fixés. N’oubliez pas, plus vous allez vous fixer un délai large, plus vous aurez tendance à prendre le temps pour faire cette tâche. C’est-à-dire que si vous vous dîtes, je vais finir dans 15 jours, vous verrez que généralement vous finirez au dernier moment, car vous vous serez laissé le temps de le faire et nous sommes tous pareils, moi le premier.
Lorsque je me laisse trop de délais, j’ai la fâcheuse tendance à aller jusqu’au bout de ce délai, alors que j’aurais pu finir avant si je mettais fixer un délai. Cela permet de mieux gérer son temps.
4. La fameuse loi de Murphy pour gérer son temps
La quatrième loi, c’est la célèbre loi de Murphy. Pour moi, c’est une des plus importante pour gérer son temps, car elle se vérifie régulièrement. Il faut la prendre en compte. Cette loi dit que tout ce qui peut mal tourner va mal tourner.
Ainsi, toutes les tâches que nous avions prévu de faire vont prendre plus de temps que prévu, c’est le fameux aléa. Nous nous fixons un planning, nous nous disons que ce matin de 9h à 10h, je vais faire une tâche, puis de 10h à 11h, je vais faire une autre tâche, puis de 11h à 12h je vais une autre, que va-t-il se passer de 9h à 10h ? Comment gérer son temps ?
La première tâche que nous nous étions fixée, nous avions vu un délai assez faible, nous n’avions pas laissé de marge et il va forcément y avoir quelque chose qui ne s’est pas passé comme prévu. Il y a eu un problème et cette tâche va s’allonger, donc cela décalera toutes les tâches qui devaient suivre.
Je vous donne un exemple plus concret, vous êtes dans une présentation dans une entreprise, vous devez présenter un projet avec un PowerPoint, vous n’avez que 20 minutes pour le présenter.
Dès votre arrivée, vous vous dîtes j’ai 5 minutes pour installer mon matériel, puis 15 minutes pour parler. Sauf que pendant l’installation de votre matériel, rien ne fonctionne.
Vous mettrez 10-15 minutes à tout mettre en place, cela aura pris plus de temps que prévu et il ne vous reste que très peu de temps pour faire votre présentation. C’est ce que l’on appelle la loi de Murphy, il faut prendre en compte que généralement, nous pouvons rencontrer des aléas, des problèmes. Il faut essayer d’anticiper, de se laisser une largesse en termes de temps.
5. La loi d’Illich
Pour gérer son temps, passons à la loi d’Illich, que dit-elle ? Elle dit que passer une certaine charge de travail, l’efficacité sera en baisse. Qu’est-ce que cela signifie ? À partir du moment où nous allons travailler, nous aurons une baisse d’activité, car soit nous n’avons plus envie. Soit nous manquons de motivation.
Que faut-il faire à ce moment-là ? Il faut faire des pauses, généralement le cycle est de 90 minutes, faites une pause toutes les 90 minutes. À quoi vont servir ces pauses ? Tout simplement, à être plus productif, à repartir sur des bonnes bases. Si vous ne faites pas de pauses, votre capacité de travail, votre productivité va être en baisse.
Il faut respecter le cycle, 90 minutes c’est ce qui est préconisé pour gérer son temps. Mais comme chaque personne est différente, cela peut être un peu plus, un peu moins, à vous d’adapter, selon vos besoins.
6. La loi de Fraisse pour gérer son temps
La dernière loi que je vous présente pour gérer son temps, c’est la loi de Fraisse. Cette dernière stipule qu’une heure n’est pas toujours égale à 1h. Qu’est-ce que cela signifie ?
Tout simplement que la perception du temps que l’on va avoir va varier selon le fait que la tâche que nous sommes en train d’accomplir nous plaît ou non. Si vous faites quelque chose qui vous passionne, vous aurez l’impression que le temps passe à une vitesse folle.
Si, au contraire, vous faites quelque chose qui vous énerve ou que vous n’avez pas envie de faire, vous aurez l’impression que cette heure est interminable et que vous n’en finirez jamais.
Par exemple, pour certaines personnes qui jouent aux jeux vidéo, elles ont l’impression qu’elles jouent depuis 10 minutes, alors qu’en réalité cela fait 1h30-2h qu’elles jouent. Lorsqu’on est à l’école, ceux qui n’aiment pas l’école ont l’impression que l’heure de cours dure longtemps, que cela fait 2h que le cours a commencé alors que cela ne fait que 15 minutes.
La perception du temps va être variable, selon ce que l’on fait et surtout si cela nous plaît ou non. En quoi cela permet de gérer son temps ? Il ne faut pas se focaliser sur les tâches qui vont uniquement nous plaire pour gagner du temps, pour avoir l’impression de faire quelque chose qui nous plaît.
Donc, il faut aussi faire les tâches qui ne nous plaisent pas, mais qui sont productives. Il faut conjuguer plusieurs des lois que nous avons vues avant. Par exemple, la loi de Pareto, où on va se dire, il y a une tâche qui fait partie des 20% des tâches importantes à faire, je n’aime pas, mais il faut vraiment que je la fasse parce qu’elle va produire de gros effets. Faites-en sorte que ces tâches que vous n’aimez pas faire soit quelque chose de productif, si elles ne sont pas productives, essayez de les déléguer.