Organiser son temps et ses priorités

Vous souhaitez entreprendre sur le web ? Créer votre site ou votre activité ? Dans ce cas, comme beaucoup, vous vous demandez sûrement comment organiser son temps et ses priorités ? Cet article vous présente les bonnes pratiques pour optimiser ces éléments.

Lorsqu’on doit associer vie privée et personnel, on peut rapidement se perdre dans les priorités. De même, lorsqu’on lance son activité ou un projet, on a de nombreuses tâches à réaliser, et il est très facile de se disperser. Dans ce cas, on perd plus de temps qu’on en gagne.

Dans un premier temps, nous allons présenter comment organiser son temps et ses priorités selon deux axes. Ensuite, nous verrons les bonnes idées pour gérer son temps.

1. Créer des axes pour organiser son temps et ses priorités

Pour organiser son temps et ses priorités, on peut créer un outil très simple, on le connaît sous le nom de la méthode Einsenhower. Pour cela, ont créé généralement deux axes. Un vertical et un horizontal.

Notre axe vertical va être renommé « Importance » et notre axe horizontal « Urgence ». Ensuite, il suffit de positionner nos tâches dans cet outil. C’est le croisement de ces deux indicateurs qui permettra de guider nos actions. Ci-dessous, voici une présentation de l’outil.

Sur celui-ci, vous allez devoir positionner toutes les tâches que vous avez à réaliser, vos rendez-vous… En termes de temps, vous êtes libre de l’utiliser à la journée, à la semaine, au mois ou sur une période que vous aurez déterminée.

1.1. Urgent et important

La priorité sera donc de traiter ce qui est urgent et important. Il s’agit d’un problème sur lequel il faut agir immédiatement. L’idéal est de commencer par les tâches qui vous demanderont peu de temps. En effet, il est toujours bon de finaliser une tâche, cela donne de la motivation pour passer à la suivante.

Pour les tâches les plus longues, si possible, essayez de les découper en plusieurs sous-catégories qui pourront être réalisées sur quelques jours (mais très rapidement). Essayer de vous fixer au minimum une tâche importante par jour.

1.2. Urgent et non important

Concernant la partie urgente, mais non importante, essayé de voir s’il est possible d’obtenir un délai pour repousser cette tâche ou ce rendez-vous. Une autre solution consiste à déléguer si possible cette partie.

1.3. Peu urgent et important

Pour les tâches peu urgente, mais importante, il s’agit généralement de préparation. Vous allez pouvoir planifier le meilleur moment pour effectuer cette dernière. Un exemple concret, on souhaite appliquer une modification du thème d’un site internet, il s’agit d’une tâche importante qui aura un impact visuel et qui fait suite à un besoin, mais elle n’est pas urgente, car la stabilité du site n’en dépend pas. On peut donc la préparer sereinement pour l’appliquer au meilleur moment.

1.4. Peu urgent et non important

Lorsque vous êtes dans la zone non urgente et non importante, il s’agit de rendez-vous ou de tâches que vous devrez réaliser lorsque vous aurez du temps libre. On peut généralement les ignorer. Essayez même de voir si celle-ci ne peut pas tout simplement être supprimée pour dégager du temps sur d’autres tâches. Vous pouvez également essayer de la déléguer ou de la sous-traiter.

1.5. Faire le point sur vos actions

Chaque jour, vous devez vous focaliser sur les tâches essentielles, celles qui apporteront un vrai plus à votre activité. En fin de journée, vous pourrez consulter l’outil pour faire le point sur les tâches réalisées ou non et planifier vos actions du lendemain. Si vous constatez que toutes vos tâches sont urgentes et importantes, vous devez modifier votre grille de critères et recalculer vos intérêts pour dégager les priorités absolues. Vous devrez être rigoureux avec l’outil (c’est peut-être le plus difficile).

Il ne faut surtout pas hésiter à reporter des engagements si des nouvelles tâches urgentes et importantes apparaissent. Attention toutefois à gérer votre temps et ne pas déborder sur votre vie personnelle comme nous allons le voir par la suite.

Connaissez-vous les lois les plus connues pour organiser son temps et ses priorités ? Voyons ci-dessous celles qui peuvent faire réfléchir.

• Loi de Parkinson – Plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus celle-ci nous prendra de temps.
• Loi de Murphy – Toutes les tâches prennent plus de temps que ce qu’on avait prévu.
• Loi d’Illich : Passé une certaine charge de travail, l’efficacité est en baisse.
• Loi de Carson : Faire une tâche en continu prend moins de temps que de la découper en plusieurs.
• Loi de Fraisse : Une heure n’est pas toujours égale à une heure.
• Loi de Pareto : 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats.

2. Astuces pour gérer son temps

Un des principaux problèmes que l’on rencontre pour organiser son temps et ses priorités, c’est qu’on souhaite toujours en faire plus. Comme beaucoup, j’ai également ce problème de toujours faire un peu plus au détriment de ma vie personnelle. J’en parlais d’ailleurs lorsque j’évoquais le rythme de publications des articles pour un site internet et notamment dans l’expérience que j’avais menée. Cela m’avait coûté pas mal de temps.

Vous serez certainement confronté à cette difficulté. Il faudra faire la part des choses. La vie ne tourne pas qu’autour du travail. Il faut aussi prendre en compte votre vie personnelle qui comprend vos proches ou encore vos loisirs. Tous ces éléments de votre vie doivent être développés pour participer à votre équilibre. Lorsqu’un de ces éléments ira moins bien, vous pourrez ainsi vous reporter sur un autre pour trouver un certain réconfort.

La gestion de votre temps sera donc essentielle pour développer tous les aspects de votre vie. Dans ce cas, le principal problème n’est pas de vous mettre à travailler, mais tout simplement de vous arrêter.

Une méthode qu’il faut absolument appliquer pour organiser son temps et ses priorités, c’est la séparation de votre vie personnelle et professionnelle, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Cependant, on peut orienter certaines pistes pour cela.

2.1. Fixez-vous des horaires

Lorsque vous gérez votre activité, c’est clairement une clé de la gestion du temps. En effet, vous aurez tendances à vouloir en faire trop. Mais pour être en adéquation avec votre vie personnelle, vous devez fixer des limites. Vous devrez choisir des horaires en fonction de vos activités, clients…

On ne parle pas ici de mettre une pointeuse, mais de fixer un cadre pour vous dégager du temps afin de profiter de votre famille, de soirées… Il est également très important de partir en vacances, vous pourrez vous évader et vous verrez que vous serrez bien plus productif en revenant.

2.2. Séparer votre vie professionnelle et personnelle

Le meilleur moyen est de disposer d’un local pour gérer votre activité. Si ce n’est pas possible et que vous utilisez une pièce de votre maison, elle doit être parfaitement définie. Il faut que les règles soient très claires. Une fois que vous avez franchi la porte de cette pièce, c’est comme si vous étiez sur un lieu de travail externe. On ne doit pas vous déranger, cette pièce doit se consacrer uniquement à votre activité et ainsi contenir vos documents professionnels et non personnels.

2.3. La santé

Vous tuer à la tâche vous apportera plus de problèmes que des avantages. Outre le fait que la santé soit essentielle pour chacun d’entre nous, elle aura également un impact sur votre activité. En effet, si vous êtes arrêté, il y a peu de chance que quelqu’un puisse reprendre votre activité et votre rémunération risque de fortement s’en ressentir.

Vous pourriez pallier un temps au problème si vous avez une assurance pour cela (mais vous perdrez sûrement des clients), mais dans le temps vous devez absolument faire attention à votre santé. Il est toujours intéressant de faire du sport, avoir une bonne hygiène de vie avec un bon sommeil et surtout de rester positif.

2.4. Organiser son travail

Avec le temps, vous devez connaître les heures auxquels vous êtes les plus performants dans une journée. Par exemple, êtes-vous plus du matin, de l’après-midi, du soir ? Après le déjeuner, vous faut-il du temps pour vous replonger dans votre activité ? Avez-vous un coup de barre dans l’après-midi… En fonction de vous, pensez à organiser votre temps. Lorsque vous êtes le plus productif, réglez les dossiers qui sont les plus compliqués.

Vous pouvez également faire une alternance entre les tâches qui demande de la concentration et celles qui sont plus simples. Personnellement, ma méthode c’est de commencer par deux ou trois tâches simples et rapides pour me mettre dans le bain, puis des tâches plus importantes jusqu’à midi. J’utilise la même méthode l’après-midi. Ce sera à vous de développer votre propre rythme en fonction des horaires que vous vous êtes fixés.

3. Les points clés

Pour organiser son temps et ses priorités, on peut utiliser les points-clés ci-dessous :

• Avoir des objectifs clairement définis
• Choisir ses priorités
• Planifier près de 70 % de sa journée
• Conserver 30 % de son temps pour gérer les imprévus
• Faire une seule tâche à la fois
• Savoir déléguer
• Ne pas être interrompu
• Limiter les perturbations extérieures (internet, télévision, radio…)
• Aménager un espace de travail (local ou pièce)
• Souffler en faisant des pauses