Vous avez vendu votre produit ou fini un service ? Félicitation, vous devez désormais créer une facture pour officialiser la transaction.
En fonction de votre activité, des services ou produits vendus, les informations à inscrire sur la facture seront légèrement différentes. Cependant, nous allons voir les mentions qui sont récurrentes. Vous devez absolument faire un apparaître un certain nombre d’informations afin que votre facture soit valable.
Créer une facture
Une facture va vous permettre de vous faire payer par votre client, c’est un document comptable qui vous servira également pour votre comptabilité (ou en cas de contrôle). En effet, que vous achetiez ou vendiez, vous devrez conserver les factures. Donc, celles de vos fournisseurs et celles transmises à vos clients.
Dans le cas d’un site e-commerce, la facture sera généralement créée automatiquement après le paiement de la commande de votre client. Dans le cadre d’un service ou la vente de produit, vous pouvez remettre la facture à votre client avec un délai de paiement.
Pourquoi créer une facture ?
La facture est un document officiel et obligatoire dans le cadre du B2B. Donc entre professionnels. Vous ne pouvez pas y échapper. Dans le cadre du B2C, donc la vente au particulier, elle n’est pas obligatoire, sauf s’il s’agit d’une vente de marchandise ou si le client vous en fait la demande. Dès lors, vous devrez en éditer une.
Mais pour votre comptabilité ou en cas de contrôle, il est fortement recommandé de créer une facture pour chaque transaction. De plus, le fait de transmettre une facture fera bien plus professionnel. Il faut voir la facture comme un élément visuel de votre entreprise. Le fait d’en éditer une avec un visuel qui accroche le regard, permet de rester dans l’esprit de votre client. C’est donc un élément qui doit faire partie de votre charte graphique. Comme pour la création du devis qui doit avoir un impact, on ne doit pas l’oublier pour qu’il soit choisi.
Comment créer une facture ?
Il existe de nombreux logiciel, permettant d’établir des factures. Pour reprendre l’exemple du site e-commerce, selon l’outil que vous utilisez vous n’aurez peut-être pas la main sur l’aspect visuel de votre facture. Mais vous n’aurez par contre rien a faire. Elle sera générée automatiquement. Les éléments essentiels seront déjà intégrés dans cette dernière. Elles seront stockées dans un dossier et vous pourrez les exporter lorsque vous avez besoin.
Créer une facture dans Excel
Si vous avez besoin de créer une facture, vous aurez l’embarras du choix, vous pouvez utiliser des logiciels comme Words ou Excel pour les créer « à la main ». Il est également possible de choisir une solution comme Google Sheets pour la combiner avec Google Drive et sauvegarder dans le cloud.
Vous pouvez utiliser des logiciels de comptabilité comme EBP ou Ciel. Renseignez-vous également sur les CRM qui vous permettront de les générer. Vous avez donc l’embarras du choix, mais vous devez vous assurer que les principaux éléments sont présents. Nous allons les voir dans la prochaine partie.
Votre facture devra être créée en deux exemplaires, une pour vous, l’autre pour votre client. Selon la nature de la prestation ou de l’achat, vous pouvez la remettre après réception de la marchandise ou la fin de votre prestation. N’oubliez pas qu’une facture doit être conservée dix ans.
Les éléments indispensables sur une facture
Ci-dessous, vous trouverez la liste des éléments qui sont indispensables et obligatoires pour que votre facture soit conforme. Ces éléments étant susceptibles de varier, vous pouvez vérifier la dernière liste actualisée sur le site du gouvernement français.
Exemple de facture Excel
Si votre facture est éditée pour un autre pays, vous pouvez consulter la documentation officielle de votre pays.
- Les éléments identifiant l’entreprise (nom commercial, nom et adresse complète)
- Forme juridique
- Numéro SIREN et numéro d’immatriculation au RM ou RCS
- Numéro de TVA intracommunautaire
- Date de la facturation
- Numéro de la facture
- Coordonnées du client
- Détail des produits ou des services
- Prix du produit ou taux horaire
- Quantité des produits achetés ou nombre d’heures
- Remises ou réduction
- Indication et déduction des montants réglés en acompte au moment de la signature du devis
- Total de la facture Hors Taxe
- Taux de TVA
- Total de la facture toute taxe comprise
- Si vous n’êtes pas soumis à TVA, la mention TVA non applicable article 293B du CGI
- Date de règlement (si payé) ou délai autorisé de paiement autorisé à partir de la date de facturation
- Conditions générales de ventes
- Signature ou cachet de l’entreprise
Cas particulier
Vous pouvez avoir des cas particuliers lorsque vous allez créer une facture pour vos produits ou services. Le premier est le cas d’un litige avec votre client. Vous pouvez créer un avoir. Ce dernier doit comporter la mention « Avoir » et le numéro de la facture sur laquelle il porte.
Si vous vendez en dehors de la France, mais dans la zone de l’Union Européenne, vous devez indiquer votre numéro de TVA intracommunautaire. L’idéal est donc de le mettre sur toutes vos factures, même en France. Comme cela, vous êtes sûr de ne pas oublier.
Si des garanties sont liées à votre vente, vous devrez également les indiquer. De même, certaines transactions requièrent de renseigner votre assurance professionnelle.
Enfin, vous devez indiquer les délais de rétraction et les modalités de ces dernières. Surtout dans le cas du e-commerce.