Créer un état sans assistant dans Access – Cours n°17

Dans cet article nous allons découvrir comment créer un état sans assistant. Le précédent article nous a permis de créer un premier état (cours n°16), mais avec un assistant.

La première chose à faire est de créer un nouvel état. Dans le ruban « états », on clique sur « création d’état », celui-ci est bien vierge. Nous allons pouvoir commencer la création de notre état dans Access.

Créer un état sans assistant
Créer un état sans assistant

Cet article est le dix-septième d’une série de 18 cours vidéo sur le logiciel Access qui ont été mis en ligne sur ma chaîne YouTube. La qualité sonore de cette série n’étant vraiment pas optimale, une transcription a donc été faîtes ci-dessous.

C’est en quelque sorte pour m’excuser. Peut-être allez-vous vous poser la question : pourquoi voit-on apparaître Actualitix.com ? C’est un autre site à moi sur lequel la vidéo a été créée initialement. Vous pouvez en savoir plus en accédant à la page présentant Numelion.

Comment créer un état sans assistant dans Access ?

Dans cette partie, nous allons découvrir comment créer un état sans assistant dans Access. Pour commencer, nous allons lui apporter les premières modifications.

Comment créer un état sans assistant
Comment créer un état sans assistant

On se rend dans « détails » et on fait un clic droit. Nous pouvons sélectionner « en-tête/pied de rapport ». Vous verrez deux nouvelles sections apparaître. Celles-ci seront nommées « en-tête d’état » et « pied d’état ». On réduit le champ « détail » pour que le formulaire apparaisse sur une seule page.

En-tête et pied de rapport
En-tête et pied de rapport

Modifier le titre de l’état

Dans un premier temps, on créé un titre en cliquant sur l’icône « étiquette » des contrôles. On sélectionne une zone pour insérer le titre en indiquant le nom de ce dernier « film par genre ».

Ensuite, on modifie la mise en forme du titre. Maintenant, on sélectionne « format » et on vérifie que c’est bien « étiquette 0 », le nom du titre qui est sélectionné.

Ajouter un titre dans l'état
Ajouter un titre dans l’état

Nous pouvons appliquer des modifications, par exemple en mettant un fond grisé, en mettant le titre au milieu, en gras, en agrandissant légèrement la zone du titre…C’est le même principe que pour les formulaires que nous avons vu dans les cours précédents.

On ouvre la feuille de propriétés pour le champ « étiquette 0 ». Nous allons ainsi pouvoir modifier l’ensemble des paramètres. Si nous allons sur « apparence », on peut par exemple la mettre en relief pour le titre. Il est possible de changer la couleur de fond du titre, par exemple, en choisissant la couleur blanche.

Mise en forme du titre
Mise en forme du titre
Feuille de propriété du titre
Feuille de propriété du titre
Couleur du titre
Couleur du titre

Modifier le pied de page

La deuxième partie que nous allons voir pour créer un état sans assistant est le pied de page. L’objectif dans le pied de page est d’afficher la date et la page sur laquelle nous sommes. Si par exemple, nous sommes sur la page numéro 2, cela donnera page 2 sur 2, si nous sommes sur la page 1, cela donnerait, 1 sur 2 pages…

Ajouter un pied de page
Ajouter un pied de page

Pour faire cela, on sélectionne le pied de page et on sélectionne « création » puis « zone de texte ». On créé un premier champ, puis on supprime le rectangle contenant « texte 1 » pour garder uniquement le rectangle contenant « indépendant ».

Maintenant, nous cliquons sur celui-ci. La feuille de propriétés est toujours affichée, on vérifie que c’est bien « texte 1 » qui est sélectionné, nous pouvons modifier son nom. Dans « source de contrôle », on va établir sa fonction en cliquant sur les trois petits points. Nous allons dans « fonctions », « fonctions intégrées », « date/heure » puis on double clique « maintenant », et on sélectionne « ok ». Cette zone de texte indiquera maintenant la date au moment de la création de l’état.

Ajout de la date
Ajout de la date

Continuons avec le pied de page. Nous allons mettre en place la même chose pour afficher les pages. On clique sur « zone de texte » et on sélectionne là où on souhaite l’afficher. Dans les propriétés, nous pouvons voir que le champ s’appelle « texte 3 ».

On clique sur les trois petits boutons puis on clique sur « expressions communes », « page N sur M », et nous sélectionnons le seul champ qui apparaît dans « valeurs expression » en double cliquant dessus. Nous pouvons ensuite valider en cliquant sur « ok ».

Ajouter un numéro de page
Ajouter un numéro de page

On agrandit légèrement le champ sans oublier de supprimer le petit champ « texte 3 ». De nouveau, on l’agrandit encore un peu pour que ce soit environ la même taille que le champ « maintenant ». Nous avons donc créé notre pied de page, il est également possible de le réduire.

Résultat du pied de page
Résultat du pied de page

Modifier la partie détail

Dans la partie « détail », nous allons rajouter des champs existants. Pour commencer, on clique en haut sur « ajouter des champs existants » puis « afficher tous les tableaux ». On sélectionne les trois champs que l’on souhaite voir s’afficher dans l’état.

Commençons par le titre du film, comme pour le formulaire, on met le titre du champ dans l’en-tête de page tout en laissant le champ dans le détail. On fait de même pour la date de sortie et enfin de même pour la durée du film.

Ajouter des champs
Ajouter des champs

On peut rétrécir le champ « détail ». Nous pouvons appliquer un style aux trois titres de champs, on clique sur « format », on clique ensuite sur « 14 » pour les agrandir un peu. Il suffit de les mettre en gras, en italique et avec une couleur bleue.

Mise en forme des champs
Mise en forme des champs

On enregistre l’état sous le nom « état_sans_assistant ». Nous pouvons déjà avoir un aperçu du mode état, cela affiche tous les films. On remarque que les champs sont présentés de manière peu esthétique (vous me direz ça dépend des goûts).

Enregistrer un état
Enregistrer un état
Apparence 1 - Etat sans assistant
Apparence 1 – Etat sans assistant

Il y a un espace que l’on peut supprimer entre les films. Nous allons vérifier que la date fonctionne, on clique dessus et on s’aperçoit que l’espace n’est pas assez grand alors que pour page 1 sur 1 il est trop grand. Nous allons donc le modifier, il suffit de réduire page 1 sur 1 et d’agrandir la date.

On réduit cet espace et également la présentation des champs en cliquant sur « format », on clique sur « italique », puis on modifie la couleur de la police. Nous pouvons regarder le résultat en faisant un clic droit avec la souris puis en sélectionnant « mode état ».

Apparence 2 de l'état sans assistant
Apparence 2 de l’état sans assistant

On peut supprimer l’encadré s’il gêne, l’idéal étant d’aller sur les propriétés, sur style de bordure par exemple et indiquer « transparent ». Si on passe en mode état, nous pouvons voir que nos encadrés n’apparaissent plus. Le souci que nous avons pu voir dans notre état, c’est que les films sont tous affichés les uns en dessous des autres. Cette première partie pour créer un état sans assistant est terminée.

Créer un regroupement de films par catégorie

Continuons à créer notre état sans assistant dans Access. On va maintenant créer un regroupement, les films seront regroupés selon leur genre. Il faut cliquer sur « création » puis « regrouper et trier », en bas nous pouvons cliquer sur « ajouter un groupe ».

Regrouper et trier dans un état
Regrouper et trier dans un état

On souhaite trier par genre, mais mon champ « genre » n’apparaît pas. Pour cela, on clique donc sur « ajouter des champs existants » et sur « genre_types », il apparaît bien dans « détail ».

Ajouter un genre
Ajouter un genre

Une nouvelle sélection vient d’apparaître, on sélectionne le champ « genre », on va le déplacer afin que l’on puisse le voir. Pour cela, nous réduisons les sections. On créer des sections, nous avons ici le genre.

Ajouter un genre regroupé
Ajouter un genre regroupé

Il est également possible de lui appliquer plusieurs paramètres, par exemple du plus petit au plus grand, par valeur entière… On peut aussi créer des calculs avec une sélection d’en-têtes, c’est donc cela que nous allons créer.

On va appliquer une modification visuelle au champ « genre ». Pour l’exemple, on applique un fond grisé, un texte en gras et grossit légèrement en cliquant sur 12, on peut aussi le passer en italique.

Mise en forme du genre
Mise en forme du genre

Nous allons garder uniquement « genre_types » et supprimer le titre de champ. On agrandit le champ et on bascule en « mode état ». Nous pouvons voir que nous avons, par catégorie, le titre des films. Pour les comédies, nous avons les films, pour les drames également et ainsi de suite. Il y a bien la date affichée en bas, la page sur laquelle nous sommes et les différents champs demandés. Vous savez désormais comment créer un état sans assistant.

Apparence de l'état sans assistant
Apparence de l’état sans assistant

Tous les tutoriels sur la formation Access

Ci-dessous vous trouverez les 18 articles qui correspondent à la transcription des vidéos de la formation Access sur la chaîne YouTube de Numelion. Vous pouvez les suivre dans l’ordre chronologique pour apprendre à créer une base de données qui aura pour objectif de stocker des films sous la forme d’une bibliothèque.

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